Tình huống 01: Chị H đang làm thủ tục liên quan đến thừa kế quyền sử dụng đất; trong hồ sơ của chị chỉ có bản sao Trích lục khai tử được chứng thực từ bản chính của chồng chị, không có bản chính Trích lục khai tử. Chị lo lắng không biết bản sao này có giá trị pháp lý như thế nào, có thay cho bản chính Trích lục khai tử không?

Trả lời:

Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.

Như vậy, bản sao Trích lục khai tử được chứng thực từ bản chính của chồng chị Hương nêu trên có giá trị thay cho bản chính Trích lục khai tử.

 

Tình huống 02: Anh Quang đến liên hệ UBND phường T để yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính Biên bản nghiệm thu giữa Ban Quản lý Khu kinh tế K và Công ty D (nơi anh Quang làm việc), khi kiểm tra bản chính Biên bản nghiệm thu này, công chức tiếp nhận hồ sơ phát hiện ngày ký biên bản nghiệm thu đã bị tẩy xóa, không rõ thông tin và đã từ chối tiếp nhận chứng thực. Tuy nhiên, anh Quang có giải thích việc tẩy xóa này không làm thay đổi kết quả nghiệm thu nên không hài lòng về việc từ chối của công chức tiếp nhận. Hỏi theo quy định pháp luật việc từ chối của công chức đối với trường hợp của anh là đúng hay sai?

Trả lời:

Khoản 1 Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao “1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ”.

Như vậy, đối với trường hợp anh Quang nêu trên tuy việc tẩy xóa bản chính của Biên bản nghiệm thu không làm thay đổi kết quả nghiệm thu nhưng thuộc trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao nên công chức từ chối là đúng quy định

 

Trả lời:

Như vậy, học bạ mà anh Long yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính đã bị hư hỏng và mất nội dung, thông tin một số trang, do đó không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Việc từ chối chứng thực bản sao từ bản chính đối với học bạ này của anh Long là đúng quy định.

 

Tình huống 04: Anh H thường trú tại xã X, anh H có nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất của thửa đất tại phường L, sau đó anh H và bên chuyển nhượng mang hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của thửa đất trên đến UBND xã X để chứng thực. Việc anh H yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại UBND xã X có đúng hay không?

Trả lời:

Khoản 1 Điều 27 Luật Đất đai năm 2024 quy định “Người sử dụng đất được thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất; thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất theo quy định của Luật này và luật khác có liên quan”.

Như vậy, việc chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đối với thửa đất tại phường L phải được thực hiện tại UBND phường L là nơi có đất, UBND xã X là nơi thường trú của anh H, không phải nơi có đất nên anh H yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại UBND xã X là không đúng.

 

Tình huống 05: Hiện nay, các máy phô tô tại UBND phường S (nơi anh Phước mới nhận công tác) hoạt động không đảm bảo, thường xuyên bị hư hỏng, việc phô tô văn bản, giấy tờ khó khăn, có lúc không thực hiện được. Tuy nhiên, theo quy định khi thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản UBND phường S phải lưu lại một. Anh Phước thắc mắc anh có thể đề nghị người yêu cầu chứng thực cung cấp bản chụp để lưu trữ không?

Trả lời:

1. Sau khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc bản chụp giấy tờ, văn bản đó.

2. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm tự chụp lại giấy tờ, văn bản đã chứng thực để lưu”

Như vậy, theo quy định trên UBND phường S phải có trách nhiệm tự chụp lại giấy tờ, văn bản đã chứng thực để lưu, không có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực cung cấp

 

Tình huống 06: Anh Hoàng dự định chứng thực bản sao một số giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp gồm: hộ chiếu, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp thì có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Trả lời:

Điều 6 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ- CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định “Các giấy tờ do 6 cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự”.

Trường hợp anh Hoàng chứng thực bản sao một số giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp gồm: hộ chiếu, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

 

Tình huống 07: Ông A có một thửa đất, ông A muốn làm hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đối với thửa đất này cho con trai, tuy nhiên ông A chưa biết thủ tục chứng thực hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất được thực hiện như thế nào?

Trả lời:

Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính Phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định về thủ tục chứng thực hợp đồng giao dịch (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 12 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ) quy định như sau:

a) Dự thảo giao dịch;

b) Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng

Thủ tục chứng thực giao dịch quy định tại Điều này được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử.

Giấy tờ quy định tại điểm b khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp, người yêu cầu chứng thực có thể nộp bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu.

2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.

3. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

4. Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

5. Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch”

Việc chứng thực hợp đồng tặng cho quyền sủ dụng đất cho con trai của ông A được thực hiện theo thủ tục quy định tại Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 12 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ) nêu trên.

Trường hợp, ông A nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì thủ tục chứng thực hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất được thực hiện theo quy định tại Điều 20 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau

“1. Trường hợp người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, thì các bên phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp người giao kết hợp đồng, giao dịch là đại diện của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực, thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng, giao dịch. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu chữ ký trong hợp đồng, giao dịch với chữ ký mẫu. Nếu thấy chữ ký trong hợp đồng, giao dịch khác chữ ký mẫu, thì yêu cầu người đó ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

Người tiếp nhận hồ sơ phải chịu trách nhiệm về việc các bên đã ký trước mặt mình

2. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ. Nếu thấy đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định”.

 

Tình huống 08: Cháu Tú đã thực hiện thủ tục chuyển từ Chứng minh nhân dân (CMND) sang thẻ Căn cước công dân (CCCD); khi đổi thẻ CCCD, cán bộ Công an đã thực hiện thu hồi, cắt góc và trả lại CMND cũ cho cháu Tú. Đến nay, cháu Tú 8 có nhu cầu sử dụng CMND cũ nhưng chưa rõ theo quy định thì CMND cũ đã bị cắt góc có chứng thực sao y bản chính được không?

Trả lời:

Theo quy định của Thông tư số 40/2019/TT-BCA ngày 01/10/2019 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 07/2016/TT-BCA ngày 01/02/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật căn cước công dân và Nghị định số 137/2015/NĐ-CP ngày 31/12/2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật căn cước công dân, khi công dân làm thủ tục chuyển từ CMND sang thẻ CCCD, đổi thẻ CCCD thì cán bộ công an sẽ thực hiện thu hồi, cắt góc và trả lại CMND/CCCD cũ cho công dân.

Ngày 15/5/2021, Bộ Công an ban hành Thông tư số 59/2021/TT-BCA quy định chi tiết thi hành Luật căn cước công dân và Nghị định số 137/2015/NĐ-CP ngày 31/12/2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật căn cước công dân đã được sửa đổi, bổ sung bằng Nghị định số 37/2021/NĐ-CP ngày 29/3/2021, trong đó quy định khi công dân làm thủ tục chuyển từ CMND sang thẻ CCCD, đổi thẻ CCCD thì cán bộ công an sẽ thực hiện thu hồi CMND/CCCD cũ, không thực hiện cắt góc và trả lại cho công dân như quy định tại Thông tư số 40/2019/TT-BCA.

Theo Công văn số 4137/C06-TTDLDC ngày 08/7/2021 của Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Bộ Công an thì việc cơ quan công an tiến hành cắt góc CMND/CCCD là để huỷ giá trị sử dụng của CMND/CCCD đó, không để công dân cùng thời điểm sử dụng hai loại giấy tờ; cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể sử dụng thông tin trên CMND/CCCD đã cắt góc để tham khảo thông tin của công dân.

Ngày 21/7/2021, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Bộ Tư pháp có Công văn số 635/HTQTCT-CT về việc hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực, liên quan đến chứng thực bản sao từ bản chính đối với CMND đã cắt góc. Theo đó hướng dẫn “đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính đối với CMND/CCCD đã cắt góc.”

Như vậy, CMND của cháu Tú khi đổi sang CCCD đã bị cắt góc nên không thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính được. Trường hợp cháu Tú có nhu cầu sử dụng CMND đã bị cắt góc thì có thể xuất trình CMND này để cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan sử dụng thông tin trên CMND đã cắt góc để tham khảo thông tin của cháu.

 

Tình huống 09: Vợ chồng anh Thắng đang có dự định mua lại xe ô tô của anh Lợi; hai bên đã trao đổi, thống nhất giá cả và hẹn ngày đến UBND phường nơi anh Thắng ở để làm thủ tục chứng thực hợp đồng mua bán xe, nhưng anh Thắng vẫn còn lo lắng và muốn biết trường hợp phát sinh tranh chấp thì người yêu cầu chứng thực có chịu trách nhiệm không?

Trả lời:

Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định như sau:

“2. Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định, trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.”

Theo quy định trên, nếu hợp đồng mua bán xe của anh Thắng đã được chứng thực đúng quy định mà phát sinh tranh chấp thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.